「出先で会社の経費を個人のカードで払ってしまった」
「あとで会社から返してもらえばいいの？」
「精算しないまま放置していたら、どうなるの？」

先に前提を整理します。この記事で言うマイクロ法人とは、個人事業を続けながら、役員が自分ひとりだけの小さな会社（多くは合同会社、株式会社でも可）を別に持ち、役員報酬を低めに設定することで社会保険料の負担を抑える仕組みのことです。全体像はマイクロ法人 社会保険料削減スキームの完全解説をご覧ください。

一人社長だと、財布が近いぶん立替は必ず起きます。大事なのは起きないようにすることではなく、起きたときに記録を残すことです。私も顧問税理士の先生に「立替そのものは問題ありません。記録がないことが問題です」と言われました。

• 立て替えたときに何が起きているのか
• 精算の記録に残すべきもの
• まとめて精算する場合の注意点
• 放置するとどうなるか

立て替えた時点で「会社の借り」になる

まず構造を理解しておきましょう。社長が個人のお金で会社の経費を払った場合、会社はその費用を負担すべき立場なのに、まだ払っていないという状態になります。

タイミング	会社側で起きていること
社長が立て替えた	費用が発生し、社長への未払い（債務）が生まれる
会社が社長へ精算した	未払いが消え、会社の現預金が減る

つまり費用が発生するのは「立て替えたとき」で、精算はそのあとの支払いにすぎません。ここを取り違えて「精算したときに費用にする」と処理すると、期をまたいだときに費用の計上時期がずれます。

なお、これは会社のカードで個人的な買い物をした場合の逆です。そちらは会社が社長に貸している状態（役員貸付金）になります。混同しやすいので、役員貸付金・お金の分け方とあわせて整理しておくと迷いません。

精算の記録に残すもの

立替を経費として認めてもらうために必要なのは、その支出が会社のためだったと説明できる材料です。最低限、次を残します。

• 領収書・レシート：何を買ったかがわかるもの
• 日付・金額：いつ、いくら立て替えたか
• 用途：どの業務のための支出か
• 精算した事実：いつ会社から返したか（振込記録など）

4つ目が抜けやすいところです。現金で手渡しして精算すると記録が残りません。法人口座から社長個人の口座へ振り込む形にしておけば、それ自体が記録になります。

電子で受け取った領収書に注意

ネットで購入した場合、領収書はPDFやWeb上の表示になります。電子で受け取った書類は電子のまま保存する必要があるという考え方があるため、印刷して捨てるという運用は避けてください。詳しくは電子帳簿保存法に会計ソフトで対応するで扱っています。

まとめて精算する場合

件数が少ないと、都度精算せず月末にまとめる運用にしたくなります。これ自体は問題ありませんが、2点だけ守ってください。

1. 費用の計上日は、立て替えた日にする：精算日にまとめない
2. 1回の振込に何が含まれているかを一覧で残す：内訳がわからないと説明できない

2つ目を怠ると、あとで「この3万円は何の精算か」がわからなくなります。簡単な一覧でよいので、日付・用途・金額を並べたメモを添えるだけで十分です。

期末をまたぐ立替は要注意

決算月に立て替えて、精算が翌期になる場合、費用は当期、精算は翌期という形になります。期末時点では社長への未払いが残っている状態です。ここを精算日基準で処理すると、当期の費用が漏れます。期末の考え方は月次試算表の読み方で利益を早めに把握しておくと気づきやすくなります。

精算しないまま放置すると

「少額だから」と精算しないまま放置すると、次のどちらかになります。

状態	結果
帳簿に載せていない	会社の経費が計上されず、利益と納税額が過大になる
帳簿に載せたが精算していない	社長への未払いが積み上がり、決算で説明が必要になる

1つ目は単純に損をしている状態です。会社が負担すべき費用を社長が自腹で払い、しかも経費にもなっていません。マイクロ法人は利益規模が小さいので、こうした積み重ねが納税額に効いてきます。

2つ目は、決算で「社長への未払いが数十万円あります」という状態になり、内容の説明を求められます。金額が大きくなるほど説明が面倒になるので、こまめに精算しておくのが結局ラクです。

そもそも立替を減らす

ここまで書いておいて何ですが、いちばんよいのは立替が発生しない形を作ることです。方法はひとつで、会社の支払いを法人カードと法人口座に寄せることです。

• 法人カードを常に持ち歩く：出先での支払いに使える
• ネット購入はすべて法人カードに登録しておく：うっかりを防ぐ
• 個人カードと見た目で区別する：取り違えを減らす

私はこれで、立替の発生が年に数件まで減りました。年に数件なら、都度記録を残しても負担になりません。支払い手段の整理は電子マネー・ネット決済が混ざる経理の整理、カードの連携は法人カードと会計ソフトを連携して経理を自動化する手順を参照してください。

二刀流の場合の注意

法人と個人事業を両方持っていると、「個人事業の経費」と「立替」が混ざるという別の問題が起きます。

個人事業の支出を個人のカードで払うのは当たり前のことなので、立替ではありません。一方、法人の経費を個人のカードで払ったなら立替です。同じカードの明細に両方が並ぶため、どちらの事業のものかを都度判断する必要があります。

これを避けるには、やはり支払い手段を分けるのがいちばんです。法人の支払いは法人カード、個人事業の支払いは事業用の個人カード、という形にしておけば、判断そのものが発生しません。切り分けの考え方は二刀流の経費はどっちに付ける？で扱っています。

立替と役員借入金の違い

似ているようで別物なのが、役員借入金です。混同されやすいので整理しておきます。

	立替の精算	役員借入金
中身	会社の経費を社長が一時的に払った	社長が会社にお金を貸した
目的	特定の支払いのため	会社の資金繰りのため
解消の仕方	その都度精算する	会社に余裕ができたら返済する

実務上は、立替を精算せずに放置していると、実質的に社長が会社に貸している状態に近づいていきます。金額が膨らむほど、決算での説明も必要になります。

マイクロ法人では、会社の資金が足りず社長が立て替える場面も出てきます。その場合は「立替の精算」ではなく「役員借入金」として扱うほうが実態に合うこともあるため、金額が大きくなってきたら顧問税理士に整理の仕方を相談してください。会社と個人のお金の分け方は役員貸付金・お金の分け方で扱っています。

精算の頻度をどう決めるか

「都度精算」と「まとめて精算」のどちらがよいかは、件数で決めるのが現実的です。

• 月に0〜2件：発生の都度、その場で精算してしまうのがいちばん簡単
• 月に3件以上：月末にまとめて振り込み、内訳のメモを添える
• 月に10件以上：立替が多すぎる。支払い手段の見直しを検討する

3つ目に当てはまるなら、そもそもの運用に問題があるサインです。法人カードを持ち歩いていない、ネット購入の登録カードが個人のままになっている、といった原因が考えられます。精算の作業そのものを減らすほうが、記録の手間より効果があります。月次の作業全体の型はマイクロ法人の毎月の経理ルーティンを参照してください。

よくある質問（FAQ）

Q. 立て替えた費用は、いつの経費になりますか？

A. 立て替えた日です。精算した日ではありません。期末をまたぐ場合、費用は当期・精算は翌期という形になり、期末時点では社長への未払いが残ります。

Q. 精算は現金で受け取ってもいいですか？

A. 可能ですが記録が残りません。法人口座から個人口座へ振り込む形にすれば、それ自体が精算した証拠になります。

Q. 月末にまとめて精算しても問題ありませんか？

A. 問題ありません。ただし費用の計上日は立て替えた日にすること、1回の振込に何が含まれているか内訳を残すこと、この2点は守ってください。

Q. 少額なので精算しなくてもいいですか？

A. 精算しないと、会社が負担すべき費用を社長が自腹で払い、経費にもならない状態になります。少額でも積み重なると納税額に影響します。

Q. 会社のカードで個人の買い物をした場合も同じ扱いですか？

A. 逆になります。その場合は会社が社長に貸している状態（役員貸付金）として整理し、会社へ返す必要があります。

まとめ：立替は悪くない、記録がないのが悪い

この記事の要点を整理します。

• 立て替えた時点で費用が発生し、会社に社長への未払いが生まれる
• 領収書・日付・用途・精算した事実の4点を残す
• まとめて精算してもよいが、計上日は立て替えた日にする
• 放置すると、経費が漏れるか未払いが積み上がる
• いちばんの対策は、法人カードに寄せて立替を発生させないこと

一人社長の会社では、立替をゼロにはできません。だからこそ「起きたらその場で記録する」という一手間を型にしておくことが大切です。年に数件なら、まったく負担にはならないはずです。

※本記事は2026年8月時点の法令・運用を前提とした、筆者個人の理解と顧問税理士から聞いた内容に基づくものです。実際の判断は、顧問税理士・各機関にご確認のうえご自身の責任でお進めください。