【2026年版】プリンター・スキャナーは経費になる？ペーパーレス時代の判断

「請求書とか契約書のためにプリンターを買ったら経費になる？」
「インクや用紙って本体と同じ扱いでいいの？」
「ペーパーレスの時代に買って、事業用ですって通るのかな」

先にこのサイトの前提です。ここで扱うマイクロ法人とは、個人事業を続けたまま、役員が自分だけの小さな会社（合同会社または株式会社）を並行して持ち、役員報酬を低めに設定して社会保険料の負担を抑えるやり方を指します。詳しくはマイクロ法人 社会保険料削減スキームの完全解説をどうぞ。プリンターのような事務機器は、個人事業でも法人でも経費判断の考え方はほぼ共通なので、この記事は両方に当てはまる形で書きます。

結論から言うと、事業で使うプリンター・スキャナーは、経費として説明しやすい代表的な設備です。請求書や契約書の印刷、紙で受け取った書類の電子化は、どんな業種でも発生する事務作業だからです。むしろこの記事で丁寧に扱いたいのは、「経費になるか」より「どう処理するか」。本体の金額区分と、インク・用紙などの消耗品との整理です。わかることは次のとおりです。

• プリンター・スキャナーが経費として説明しやすい理由
• 本体の金額区分ごとの処理（消耗品費・資産計上・特例）
• インク・トナー・用紙など消耗品の扱い
• 自宅に置いて家族も使う場合の考え方
• ペーパーレス時代ならではの説明のポイント

結論：事業で使うなら経費として説明しやすい設備

経費判断の物差しは「事業との関連性を説明できるか」「私用と切り分けられているか」の2つです。プリンター・スキャナーは、この物差しに対してかなり有利な位置にいます。

• 用途が事務作業に直結している：請求書・見積書・契約書の印刷、申告書類の出力、受け取った紙書類のスキャンなど、事業の場面を具体的に挙げやすい
• 娯楽性がほぼない：カメラや音響機器と違い、趣味の道具と疑われる余地が小さい
• 業種を問わず必要性を説明できる：ひとり社長・フリーランスでも書類仕事はなくならない

「ペーパーレスの時代に矛盾しないか」と心配する人もいますが、実務はむしろ逆です。紙をなくすためにこそスキャナーが要るし、取引先や役所とのやり取りでは今も紙の出番が残っています。電子化を進めるための機器という説明は、時代の流れと整合的です。

本体の処理：金額区分で3パターンに分かれる

「経費になるか」をクリアしたら、次は「どう処理するか」です。本体の取得価額で分かれます。

取得価額	処理の目安
10万円未満	消耗品費などで購入時に経費処理
10万円以上	原則は資産計上して減価償却
特例を使う場合	青色申告者の少額減価償却資産の特例など、一定の要件で購入年に経費化できる場合あり

家庭用・SOHO向けの複合機は10万円未満のものが多く、その場合は消耗品費として購入時に経費処理する形が基本です。業務用の複合機や大型機で10万円以上になる場合は、原則として資産計上して数年に分けて償却します。青色申告者には少額減価償却資産の特例があり、令和8年4月1日以後の取得分からは40万円未満が対象とされています。要件や年間の上限があるため、適用の可否は税理士に確認してください。資産計上した機器の管理は固定資産台帳で扱っています。

セット購入・リースのときの注意

プリンター本体と同時に予備インクや専用台をまとめ買いすることがありますが、金額判定は「通常ひとつの単位として取引されるもの」ごとに行うのが基本です。本体と消耗品は別々に判定できるのが通常ですが、本体一式で境目の金額をまたぐような買い方をするときは、事前に税理士へ確認すると安心です。また、業務用複合機をリースやレンタルで使う場合は、購入とは処理の枠組みが変わるため、契約前に契約形態ごとの扱いを確認しておきましょう。

インク・トナー・用紙：本体とは別の「消耗品」として整理する

プリンターまわりの支出は、本体だけでは終わりません。ランニングコストの整理も押さえておきましょう。

支出	扱いの目安
インク・トナー	消耗品費。購入時に経費処理が基本
コピー用紙・ラベル用紙	消耗品費または事務用品費。科目はどちらかに統一
修理代	修繕費が目安。内容によって扱いが変わる場合あり
インクの定額制サービス	継続利用料として経費処理が目安

大事なのは科目名の正解探しではなく、「同じ種類の支出をいつも同じ科目で記帳し続けること」です。今月は消耗品費、来月は雑費、と揺れると集計が意味を持たなくなります。科目のルール決めを含めた初期設定は会計ソフト初期設定、日々の回し方は毎月の経理ルーティンで扱っています。

自宅に置いて家族も使う場合はどう考える？

自宅兼事務所にプリンターを置くと、「子どもの学校のプリントも印刷している」といった兼用が起きがちです。ここは正直に整理しましょう。

• 事業利用が大半なら：業務用の機器として計上しつつ、私用が混ざる実態も踏まえて、扱いを税理士と相談しておくと堅い
• 私用の割合が大きいなら：事業利用分だけを按分する考え方があるが、印刷枚数など根拠を示せる形にする工夫が要る
• いちばんシンプルなのは：事業用として買い、私用印刷は最小限にとどめる運用

家賃や電気代と違い、プリンターの按分は根拠づくりに手間がかかります。按分の記帳方法自体は家事按分の入力で扱っていますが、機器そのものは「事業用」と言い切れる使い方に寄せるほうが、経理は圧倒的に楽です。逆に、事業でほとんど印刷しないのに家庭用プリンターを経費に入れるのは、事業関連性の説明が苦しくなります。迷う論点の考え方は経費の否認リスク10論点も参考にしてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 家庭用の安い複合機でも経費になりますか？

A. 事業の書類印刷やスキャンに使っているなら、価格帯にかかわらず経費になり得ます。10万円未満であれば消耗品費として購入時に処理する形が基本です。用途をレシートにメモしておくと後から説明しやすくなります。

Q. 10万円以上の業務用複合機を買ったらどうなりますか？

A. 原則は資産計上して減価償却します。青色申告者には少額減価償却資産の特例（令和8年4月1日以後の取得分からは40万円未満が対象）がありますが、要件や上限があるため、適用できるかは税理士にご確認ください。

Q. インクや用紙はどの科目にすればよいですか？

A. 消耗品費（または事務用品費）が一般的です。科目そのものより、毎回同じ科目で記帳を続けることが重要です。インクの定額制サービスを使っている場合は、月々の利用料を継続的に経費処理する形が目安になります。

Q. 自宅のプリンターを家族も使っています。全額経費にできますか？

A. 私用の利用が混ざる場合、全額計上は説明が苦しくなることがあります。事業利用分を按分する考え方はありますが根拠づくりが難しいため、実態を踏まえてどう扱うかを税理士に相談するのが安全です。私用印刷を最小限にする運用に寄せるのがいちばんシンプルです。

Q. スキャナーだけを買った場合も同じ考え方ですか？

A. 同じです。紙の領収書や契約書の電子化は事業の事務作業そのものなので、事業関連性はむしろ説明しやすい部類です。金額区分に応じて消耗品費か資産計上かを判断してください。

まとめ：悩むのは「なるか」より「どう処理するか」

この記事の要点を整理します。

• 事業で使うプリンター・スキャナーは、経費として説明しやすい代表的な設備
• 本体は10万円未満なら消耗品費、10万円以上は原則資産計上。特例は要件確認を
• インク・トナー・用紙は本体と分けて消耗品費で処理し、科目は統一する
• 自宅での家族兼用は按分の根拠づくりが難しい。事業専用に寄せる運用が楽
• 電子化を進めるための機器という説明は、ペーパーレスの流れと矛盾しない

プリンター・スキャナーは、経費になるかで悩むより、買った後の処理と記帳のルールを最初に決めておくことのほうが大事な支出です。本体・消耗品・修理と支出が続く機器だからこそ、記帳の型に乗せて淡々と処理していきましょう。

※本記事は2026年9月時点の法令・運用を前提とした、筆者個人の理解と顧問税理士から聞いた内容に基づくものです。実際の判断は、顧問税理士・各機関にご確認のうえご自身の責任でお進めください。