「クラウドの会計ソフトって、解約したら過去のデータは消えるの？」
「乗り換えたいけど、前の年の帳簿はどうなるの？」
「帳簿は7年保存と聞いたけど、サービス側が持っていてくれるの？」

先に前提を整理します。この記事で言うマイクロ法人とは、個人事業を続けながら、役員が自分ひとりだけの小さな会社（多くは合同会社、株式会社でも可）を別に持ち、役員報酬を低めに設定することで社会保険料の負担を抑える仕組みのことです。全体像はマイクロ法人 社会保険料削減スキームの完全解説をご覧ください。

ここは見落とされがちですが、あとから取り返しがつかない領域です。私も乗り換えを検討したときに顧問税理士の先生から「データの保存責任は会社側にあります」と言われて、初めて意識しました。

• 「帳簿の保存義務」と「サービスにデータが残る期間」は別物
• 解約・乗り換えの前に書き出しておくもの
• 乗り換えで持ち出せるもの・持ち出せないもの
• 普段からやっておくべき最低限の備え

保存義務は会社側にある

いちばん大事な前提です。法人の帳簿書類には保存が求められる期間があり、原則として7年間とされています。欠損金が生じた事業年度など、一定の場合にはさらに長い期間の保存を求められることもあります。

ここで勘違いしやすいのが、「クラウドに置いてあるから大丈夫」という感覚です。保存の義務を負っているのは会社であって、サービス提供者ではありません。契約が終われば、その会社のデータをいつまで保持するかはサービス側の規約次第です。

	誰の責任か
帳簿書類を保存すること	会社（自分）
解約後にデータを保持するか	サービス提供者の規約による
調査で書類を提示すること	会社（自分）

つまり、解約した瞬間に見られなくなっても、保存義務はそのまま残るということです。帳簿の保存期間そのものの考え方はマイクロ法人の毎月の経理ルーティンでも触れています。

解約・乗り換えの前に書き出すもの

やることはシンプルで、「あとから見て説明できる形」で手元に落としておくことです。最低限、次のものは書き出しておきます。

• 総勘定元帳：全取引が科目ごとに並んだ、帳簿の本体
• 仕訳帳（仕訳データ）：日付順の取引一覧
• 決算書：各期の貸借対照表・損益計算書
• 試算表：期末時点のもの
• 固定資産台帳：資産がある場合
• 保存していた証ひょうデータ：領収書・請求書のPDFなど

形式は、そのサービスがなくても開けるものを選ぶのが鉄則です。専用形式のバックアップは同じサービスでしか復元できないことがあるため、PDFやCSVなど汎用の形でも残しておくと安心できます。

いちばん忘れやすいのは証ひょう

仕訳データは意識して書き出すのに、紐づけて保存していた領収書や請求書のデータを忘れるのはよくある失敗です。電子で受け取った書類は電子のまま保存する必要があるという考え方もあるため、ここが抜けると保存そのものが崩れます。詳しくは電子帳簿保存法に会計ソフトで対応するをご覧ください。

乗り換えで持ち出せるもの・持ち出せないもの

別のサービスへ移る場合、何がどこまで引き継げるかは事前に見ておくべきです。一般的な傾向として、次のように分かれます。

引き継ぎやすいもの	引き継ぎにくいもの
仕訳データ（CSVなど）	自動仕訳のルール設定
勘定科目の一覧	口座・カードの連携設定
取引先の情報	仕訳に紐づけた証ひょうの紐づけ関係
残高（期首残高として手入力）	過去の画面表示そのもの

要するに、数字は移せても「設定」と「紐づき」は作り直しになると考えておくのが現実的です。自動仕訳ルールは一から作ることになるため、乗り換えは期首など区切りのよいタイミングを選ぶと負担が小さくて済みます。ルールの作り方は自動仕訳ルールの作り方で解説しています。

期の途中で乗り換えない

期の途中で移すと、同じ期の帳簿が2つのサービスに分かれてしまいます。決算のときに集計が面倒になるだけでなく、あとから帳簿をたどるときにも分断されます。特別な理由がなければ、期首から新しいほうに切り替えるのが無難です。

普段からやっておく最低限の備え

「解約するときに考えればいい」と思いがちですが、突然使えなくなる可能性もゼロではありません。私は次の2つだけ習慣にしています。

1. 決算が終わったら、その期の決算書と総勘定元帳をPDFで手元に保存する
2. 証ひょうデータの保存先を、会計ソフトの外にも1か所持っておく

1つ目は年に1回、10分程度の作業です。これだけで、過去の期については契約が切れても手元に残る状態になります。2つ目は、ソフト内に紐づけつつ、元データを別の場所にも置いておくという二重化です。

マイクロ法人は取引が少ないぶん、データ量も小さく済みます。年に一度、10分の保険をかけておくだけと考えれば、負担にはならないはずです。

解約するときの順番

実際に解約する場合は、次の順で進めると取りこぼしません。

1. 必要なデータを全部書き出す：帳簿・決算書・証ひょう
2. 書き出したファイルが開けるか確認する：壊れていないか、中身があるか
3. 解約後のデータ保持期間を規約で確認する：猶予があるか
4. そのうえで解約する

2つ目を飛ばす人が多いのですが、書き出したつもりで中身が空だったという事故は起こります。解約後に気づいても手遅れになりかねないので、開いて確認するまでを1セットにしてください。

二刀流なら書き出しも2つ分

マイクロ法人スキームでは、法人と個人事業の両方で帳簿を持つことになります。つまり書き出しの作業も2つ分あるということです。

法人と個人事業では保存が求められる期間の考え方も別々ですし、契約しているサービスが違えば書き出しの手順も違います。片方だけ整えて安心していると、もう片方が抜けます。私は決算のタイミングが違うのを利用して、それぞれの決算が終わった直後に、その事業のぶんだけ書き出すようにしています。

個人事業は12月末で締めるため書き出しは年明け、法人は決算月のあと、という形で自然に分散します。決算月をずらしておくと、この作業も重なりません。二刀流の運用設計は二刀流のマイクロ法人で会計ソフトは2つ必要？で扱っています。

「使えなくなる」は解約以外でも起こる

解約を前提に考えがちですが、手元にデータがない状態が困るのは、それ以外の場面でも同じです。

• 支払いが止まって利用が制限された：カードの期限切れなどで課金に失敗する
• サービスの提供内容が変わった：プラン変更で使える機能が減る
• 一時的にログインできない：認証まわりのトラブル

どれも起こりうることですが、過去の決算書と帳簿が手元にあれば、慌てる度合いはまったく違います。とくに融資や賃貸の審査などで決算書の提出を求められたとき、すぐ出せるかどうかは実務的な差になります。決算書を求められる場面は役員報酬4.5万円の社長は住宅ローン・賃貸・クレカ審査に通る？でも触れています。

クラウドを疑うという話ではなく、会社の記録を自分の手元にも置いておくのは経営者の基本的な備えだと考えるのが自然です。年に一度、決算が終わったタイミングで書き出す。それだけで十分に機能します。

よくある質問（FAQ）

Q. クラウドに置いてあれば保存義務を果たしたことになりますか？

A. 保存の義務を負っているのは会社側です。サービスに置いてあること自体は便利ですが、契約が終われば見られなくなる可能性があります。手元にも残す前提で考えてください。

Q. 解約したらデータはすぐ消えますか？

A. 一定期間は閲覧できる猶予が設けられている場合もありますが、規約によります。解約前に必要なデータを書き出しておくのが確実です。

Q. 乗り換えると過去の帳簿も移せますか？

A. 仕訳データや科目は移せることが多い一方、自動仕訳ルールや連携設定、証ひょうの紐づけは作り直しになるのが一般的です。期首など区切りのよい時期を選んでください。

Q. 何年分を残しておけばいいですか？

A. 法人の帳簿書類は原則7年間の保存が求められ、赤字の年など一定の場合はさらに長くなることがあります。制度改正もあるため、最新の要件を確認してください。

Q. バックアップはどの形式で残すのがいいですか？

A. そのサービスがなくても開ける形式が安心です。専用形式のバックアップに加えて、PDFやCSVなど汎用の形でも残しておくと、将来どのソフトを使っていても読めます。

まとめ：データを持っているのは会社の責任

この記事の要点を整理します。

• 帳簿の保存義務は会社側にあり、サービス側は代わってくれない
• 解約前に総勘定元帳・決算書・証ひょうを書き出す
• 数字は移せても、設定と紐づきは作り直しになる
• 乗り換えは期の途中を避け、期首に合わせる
• 決算後に年1回、10分の書き出しを習慣にしておく

会計データは、事業を続けるかぎり過去にさかのぼって必要になることがあります。今使っているサービスをずっと使い続ける前提ではなく、いつでも手元に持ち出せる状態にしておく。それだけで、乗り換えも解約も怖くなくなります。

※本記事は2026年8月時点の法令・運用を前提とした、筆者個人の理解と顧問税理士から聞いた内容に基づくものです。実際の判断は、顧問税理士・各機関にご確認のうえご自身の責任でお進めください。