【2026年版】社員の経費精算ルールの作り方｜規程に書く項目と「経費枠」が給与扱いにならない線引き

「初めて社員を雇うことになった。立て替えた交通費や備品代は、どういう手順で返せばいいの？」
「毎月決まった額を『経費枠』として渡して、精算を省きたい。それで問題はない？」
「社長の自分が個人のカードで払った会社の経費も、きちんと精算したほうがいいの？」

先に前提を整理します。当サイトで言うマイクロ法人とは、個人事業を続けながら、役員が自分ひとりだけの小さな会社を別に持ち、役員報酬を低く設定して社会保険料を抑える運用を指します。仕組みの全体像はマイクロ法人の社会保険料削減スキーム完全ガイドで解説しています。社員がいない会社でも、社長自身の立替は毎月のように発生するので、経費精算のルールは早めに決めておくと後が楽です。

この記事で扱うのは次の4点です。

• 経費精算規程に書いておく項目と、それぞれの決め方
• 「経費枠」を決めるときに、給与扱いにならないための考え方
• 領収書とインボイスの確認、月1回締めの精算の流れ
• ひとり社長が自分の立替を会社に精算するときのやり方

結論：「実費を、証拠をつけて、期限内に」が基本

経費精算のルールづくりで押さえるのは、会社の仕事のために社員が実際に払ったお金を、領収書などの証拠をつけて、決めた期限内に返すという一点です。この形になっていれば、精算で返したお金は給与ではなく、会社の経費として処理できます。

反対に、使い道を確かめないまま毎月決まった額を渡すと、そのお金は社員への給与と見られるおそれがあります。ルールを文書にしておくのは、社員にとっての分かりやすさのためだけでなく、税務の面で「これは経費の精算です」と説明できるようにするためでもあります。

上限の金額や申請の期限などの数字は、会社の規模や業種で変わるので、この記事では決め方だけを紹介します。具体的な数字は自社で決めてください。

経費精算規程に書く項目

規程といっても、最初はA4用紙1〜2枚で十分です。次の項目を順に埋めていくと形になります。

項目	書く内容	決めるときのポイント
対象となる経費	交通費、消耗品、会議費、通信費など、精算できる費用の種類	対象外のもの（私的な飲食、罰金など）もあわせて書く
上限と事前承認	1回あたり、または1か月あたりの上限。上限を超えるときは事前に承認を得る	上限は自社で決める。高額な備品は事前承認にしておくと揉めにくい
申請期限	支払った日から何日以内、または月末締めで翌月の何日までに申請するか	期限を過ぎた分の扱い（翌月に回す、など）も書く
必要書類	領収書・レシート、請求書、申請書。領収書がないときの代わりの書類	電子で受け取ったものは電子のまま提出・保存する
立替と仮払い	原則は立替、出張などで金額が大きいときは仮払いを認めるか	仮払いは精算の期限を短めに決めて、残ったままにしない
支払日と方法	承認後、何日に、どの口座へ振り込むか	給与と同じ日に振り込む場合も、給与とは分けて記録する

出張の交通費・宿泊費・日当は金額が大きくなりやすいので、経費精算規程とは別に出張旅費規程を作ることが多いです。考え方は出張旅費規程で節税する方法｜日当の相場・規程の作り方・税務調査対策を徹底解説で詳しく解説しています。

「経費枠」を決めるときの考え方：給与扱いになる線

「社員ひとりあたり毎月いくらまで」という経費枠を決めること自体は、予算の管理としてよくあるやり方です。問題になるのは、枠の分を精算なしで渡しきりにする場合です。

• 実費精算型：枠は上限としてだけ使い、実際に払った分を領収書と照らして返す。返したお金は経費の精算で、給与にはならないのが原則です。
• 渡しきり型：毎月決まった額を渡し、使い道を確かめない。使い残しも社員のものになるので、給与（手当）として扱われ、源泉徴収や社会保険の対象になるおそれがあります。

「精算が面倒だから定額で」という気持ちは分かりますが、渡しきりにするなら給与として扱う前提で設計する必要があります。どの支給が給与にあたるかの判断は、国税庁の案内や顧問税理士に確認してください。

枠を決めるときは、前年の実績を職種ごとに見て、「この範囲なら事前承認なしでよい」という目安にするのが現実的です。枠を超えそうなときは事前に相談する、と規程に書いておけば、社員も迷わずに済みます。

領収書とインボイスの確認

精算の申請を受けたら、金額だけでなく書類の中身も確かめます。見るポイントは次のとおりです。

• 日付・支払先・金額・内容がそろっているか
• 本則課税の会社なら、インボイスの登録番号が書かれているか
• 領収書が紙か電子か。メールやサイトで受け取った領収書は、電子のまま保存する

社員が立て替えた支払いでも、受け取ったレシートや請求書がインボイスの要件を満たしていれば、会社の仕入税額控除に使えます。宛名が社員の名前になっている書類の扱いなど、細かい点は国税庁のインボイスQ&Aに整理されているので、迷ったら確認してください。電車やバスなど公共交通機関の少額の運賃や、社員に支給する出張旅費・日当などには、帳簿の保存だけで控除できる特例もあります（条件は国税庁で確認）。

受け取ったインボイスの確認と保存の回し方は受け取ったインボイスの確認と保存を会計ソフトで回す方法｜マイクロ法人の実務、レシートの置き場所の決め方は個人事業主の領収書・レシート管理と保存方法も参考になります。

精算の流れ：月1回締めにする

小さな会社では、精算を月1回の締めにまとめるのがおすすめです。都度精算だと振込の手間と手数料がかさみ、記帳も細切れになります。

• ステップ1：社員が申請する。月末までの立替分を申請書にまとめ、領収書を添えて提出します。
• ステップ2：社長（上長）が承認する。仕事に必要な支出か、上限や事前承認のルールを守っているかを見ます。
• ステップ3：経理が書類を確かめる。インボイスの登録番号や勘定科目を確認し、精算額を確定します。
• ステップ4：振り込む。決めた日に社員の口座へ振り込みます。給与と同じ日でも、給与明細とは分けて「立替経費の精算」として記録します。
• ステップ5：帳簿に載せる。科目ごとに経費として計上し、振込は未払金の支払いとして処理します。

仕訳の基本はマイクロ法人の経理と仕訳の入門｜役員報酬・社会保険・経費の仕訳例で、勘定科目の選び方とあわせて確認できます。

ひとり社長が自分の立替を精算する場合

社員がいないマイクロ法人でも、社長が個人のカードや現金で会社の経費を払う場面はよくあります。この場合も、社員と同じように精算書を作って、会社から個人へ返すのが基本です。

法人を作った最初の年によくあるのが、個人のカードで払った会社の経費を思いついたときに振り込んでいて、決算のときにどれが精算済みか分からなくなる失敗です。月末にまとめて「立替経費精算書」を1枚作り、法人口座から個人口座へ1回で振り込む形にすると整理しやすくなります。承認するのも自分ですが、精算書と領収書が残っていれば、あとから第三者に説明できます。

二刀流の場合は特に、個人事業の経費と法人の経費を混ぜないことが大切です。同じカードで払ったものでも、どちらの事業の支出かを領収書ごとに分けておきます。経費精算をサービスで仕組み化するかどうかの判断は経費精算サービス比較｜一人社長の立替精算はどこまで仕組み化すべきかで整理しています。

よくある質問（FAQ）

Q. 社員が数人の会社でも、経費精算規程は必要ですか？

A. 法律で作成が義務づけられているわけではありませんが、作っておくことをおすすめします。精算の対象や期限が文書になっていれば社員が迷わず、税務の面でも「業務に必要な費用を実費で精算している」と説明しやすくなります。

Q. 毎月決まった額を経費枠として渡し、精算を省いてもいいですか？

A. 使い道を確かめない渡しきりの支給は、給与（手当）として扱われるおそれがあります。その場合は源泉徴収や社会保険の対象になります。精算を省きたいなら給与として設計するか、枠は上限として使い、実費を精算する形にしてください。

Q. 領収書をなくした社員の立替は、精算してもいいですか？

A. 支払った日・相手・金額・内容を書いた支払証明書を本人に作ってもらい、カードの明細などの記録とあわせて保存する方法があります。ただし、なくすことが続くと説明が難しくなるので、規程に代わりの書類の書き方と回数の上限を決めておくと安心です。

Q. 立替経費の精算を給与と一緒に振り込んでもいいですか？

A. 同じ日に振り込むこと自体は構いません。ただし給与明細の課税される支給額に混ぜず、「立替経費の精算」として分けて記録してください。混ぜてしまうと、源泉徴収や社会保険料の計算の元になる金額がずれる原因になります。

Q. 社長が自分で立て替えた経費を精算するとき、承認は誰がするのですか？

A. ひとり社長の場合は自分で承認することになります。だからこそ、月末にまとめて精算書を作り、領収書と振込の記録を残しておくことが大切です。誰が見ても、どの支払いをいつ精算したかが分かる状態にしておきましょう。

まとめ

社員の経費精算は、ルールを先に決めておくほど、社長も社員も迷わずに済みます。

• 経費精算の基本は「仕事のために払った実費を、証拠をつけて、期限内に返す」
• 規程には対象・上限と事前承認・申請期限・必要書類・立替と仮払い・支払日を書く
• 経費枠は上限として使い、精算なしの渡しきりにすると給与扱いになるおそれがある
• 精算は月1回締めにまとめ、インボイスの登録番号と電子の領収書の保存を確かめる
• ひとり社長の立替も、精算書を作って法人口座から1回で返す

上限や期限の数字は、会社によって正解が違います。まずは前年の立替の実績を見て、無理のない数字から始め、運用しながら見直していきましょう。

※本記事は2026年10月時点の法令・運用を前提にしています。税制は改正されることがあり、個別の事情で結論が変わります。実際の申告・判断は、国税庁の案内や税理士などの専門家にご確認ください。