【2026年版】出張旅費規程の教科書｜社長の日当が非課税になる条件と節税の考え方、規程の作り方・見直し方

この記事の結論

• 出張旅費規程は「交通費・宿泊費・日当」の支給ルールを決める社内規程で、社長も対象にできる
• 日当が非課税になるのは「その旅行に通常必要な範囲」だけ。役員と社員のバランスと、同業同規模の会社との比較で判断される
• 規程は作って終わりではなく、出張の実績と物価に合わせて定期的に見直し、改定の記録を残す

「出張旅費規程を作れば節税になると聞いたけど、何から決めればいいの？」
「昔作った規程の金額が、今のホテル代に合っていない気がする」
「規程を変えるときは、どんな手続きが必要？」

先に前提を整理します。当サイトで言うマイクロ法人とは、個人事業を続けながら、役員が自分ひとりだけの小さな会社を別に持ち、役員報酬を低く設定して社会保険料を抑える運用を指します。仕組みの全体像はマイクロ法人の社会保険料削減スキーム完全ガイドで解説しています。

この記事は、出張旅費規程の「全体像」と「条文の書き方・見直しの手順」をまとめた入口の記事です。節税の仕組みや条文の項目一覧、精算書の型は出張旅費規程で節税する方法で、一人社長が自分に日当を払うときの実態づくりは一人社長の出張日当・旅費規程は税務調査で認められる？で詳しく扱っています。必要に応じて行き来しながら読んでください。

出張旅費規程の全体像：何を決める規程か

出張旅費規程とは、役員や社員が業務で出張したときに、会社がどの費用を・どの方法で・いくら支給するかを定めた社内ルールです。決める対象は大きく3つの費目に分かれます。

費目	主な中身	支給の方法	規程で決めること
交通費	新幹線・飛行機・現地の移動	実費精算が基本	利用できる座席の等級、経路の選び方
宿泊費	ホテル代	実費（上限つき）または定額	上限額や定額の区分（役職・地域）
日当	出張中の細かな諸費用	定額	日帰り・宿泊・海外ごとの額、支給の条件

この3つに加えて、「どこからを出張とするか」「精算はいつまでに・何を添えて行うか」「規程をどう変えるか」も書いておきます。金額だけを決めた規程は、運用の段階で判断に迷う場面が出てきやすいからです。

会計の処理はシンプルです。規程に沿って支給した交通費・宿泊費・日当は、まとめて「旅費交通費」で記帳します。たとえば1泊2日の出張で、精算書の合計を法人口座から本人の口座へ振り込んだなら「旅費交通費／普通預金」の仕訳になり、摘要には出張の行先と精算書の番号を書いておきます。日当には領収書がないので、精算書と規程の別表が支払いの根拠になります。

社長の日当が非課税になる根拠と2つの物差し

出張の旅費は、所得税法で非課税とされる収入の一つです。勤務する場所を離れて職務のために旅行したとき、その旅行に必要な支出に充てるために支給される金品のうち、その旅行に通常必要と認められるものは所得税がかかりません。対象は社員に限らず、社長などの役員も含まれます。

では「通常必要」かどうかをどう判断するのか。国税庁の所得税基本通達9-3は、旅行の目的・目的地・期間・宿泊の有無・職務内容や地位などから見て判断するとしたうえで、次の2つを考えるとしています。

• 社内のバランス：支給額が、役員と使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれた基準で計算されているか
• 社外との比較：同業種・同規模の他の会社が一般的に支給している金額に照らして相当か

大事なのは、この範囲を超えた部分がどうなるかです。同じ通達の9-4では、通常必要な範囲を超える部分は、出張した人の給与所得になるとされています。社長の場合は役員への給与となり、毎月同じ額の役員報酬などの条件を満たさないため、法人の経費（損金）にならない可能性もあります。

つまり、出張旅費規程の節税は「規程を作れば日当がいくらでも非課税になる」仕組みではありません。通常必要な範囲で支給した旅費が、会社では経費になり、受け取った側では非課税になるという、ごく当たり前のルールを規程で形にしているだけです。役員報酬とのバランスの考え方はマイクロ法人の役員報酬は途中で変更できる？もあわせて読むと整理しやすくなります。

条文の書き方：モデル条文の例

条文の項目一覧は出張旅費規程で節税する方法にまとめているので、ここでは実際の書きぶりの例を示します。金額は会社ごとに違うため、本文には書かず「別表」に分けるのがおすすめです。改定のたびに本文を書き換えずに済みます。

• 第1条（目的）：この規程は、役員および従業員が業務のために出張する場合の旅費の取扱いを定める。
• 第2条（適用範囲）：この規程は、当社の役員および従業員に適用する。
• 第3条（出張の定義）：出張とは、業務のため通常の勤務地から片道○キロメートル以上離れた場所へ移動することをいい、日帰り出張・宿泊出張・海外出張に区分する。
• 第4条（旅費の種類）：旅費は、交通費・宿泊費・日当とする。
• 第5条（交通費）：交通費は、合理的な経路による実費を支給する。利用できる座席の等級は別表のとおりとする。
• 第6条（宿泊費）：宿泊費は、別表の上限額の範囲内で実費を支給する。
• 第7条（日当）：日当は、出張の区分と役職に応じて別表の額を支給する。取引先との会食など接待の費用は日当に含めず、別途精算する。
• 第8条（精算）：出張者は、帰着後○日以内に出張報告書と旅費精算書に領収書等を添えて提出する。
• 第9条（改廃）：この規程の改廃は、取締役の決定による。
• 附則：この規程は、令和○年○月○日から施行する。

ポイントは3つです。目的に「節税のため」とは書かないこと。適用範囲を役員だけにしないこと（社員がいなくても「従業員」を含めておく）。施行日を過去の日付にしないことです。

「○」の部分は、自社の出張の実態に合わせて埋めます。たとえば精算の期限を「帰着後14日以内」と決めたら、実際にその期限を守って精算することが大切です。規程に書いた手順と実際の運用がずれていると、規程そのものの信頼が下がってしまいます。

一人会社で規程を決める手続き

出張旅費規程は会社の業務に関するルールなので、株式会社なら取締役（取締役会があれば取締役会）、合同会社なら業務を執行する社員が決めるのが一般的です。株主総会で承認する会社もあります。どの機関で決めるかは定款の定めによって変わるため、自社の定款を一度確認してください。

一人会社では、決める人と出張する人が同じになります。だからこそ、次の3点を形として残しておくと説明がしやすくなります。

• 決定の書面：「出張旅費規程を制定した」旨と日付を書いた取締役決定書や議事録を1枚作る
• 施行日以後の運用：規程は施行日より後の出張にだけ使う。期の途中で作っても、さかのぼって日当を計上しない
• 規程の保管：最新版だけでなく、改定前の版も日付つきで残す。いつの出張にどの版が適用されたかを示せるようにする

規程本体・別表・決定書は1つのフォルダにまとめ、改定のたびに版を増やして残しておきましょう。税務調査で「この出張の日当はどの規程に基づくか」と聞かれても、日付で答えられるようにしておくためです。

別表には「第2版（令和○年○月○日施行）」のように版番号と施行日を入れておくと、精算書に「適用：別表第2版」と書くだけで、どの金額で計算したかが一目で分かります。

見直しの手順：5つのステップ

規程の金額や区分は、一度決めたら終わりではありません。ホテル代が上がって宿泊費の上限内に収まらなくなった、出張先が海外に広がった、といった変化があれば見直しのタイミングです。次の順番で進めると、改定の理由を後から説明できます。

• ステップ1：実績の棚卸し。直近1年の出張を一覧にし、回数・行先・泊数・実際にかかった宿泊費を並べる
• ステップ2：ずれの確認。宿泊費の上限を超えた回数、自己負担が出た回数を数える。日当の額と実際の諸費用も比べる
• ステップ3：改定案の作成。金額の見直しだけでなく、区分（地域・日帰りの距離・長期出張の減額）も見直す。根拠にした資料を添える
• ステップ4：決定と施行日の設定。改定を決めた書面を作り、施行日は決定日以後にする
• ステップ5：運用と記録。改定後の最初の出張から新しい別表で精算し、精算書に適用した版を書いておく

見直しのきっかけ	確認すること
宿泊費の上限を超える出張が増えた	地域区分を分けるか、上限額を改定するか
海外出張が始まった	海外の区分と、国内とは違う消費税の扱い
役員報酬を大きく変えた	日当の年額が報酬と比べて不自然に大きくなっていないか
従業員を雇った	役員と従業員の額のバランス、精算の流れ
長期の出張が出てきた	一定の日数を超えたら日当を減らす定めがあるか

見直しで避けたいのは、日当だけを大きく引き上げる改定です。宿泊費や交通費は実費に近いので説明がつきやすい一方、日当は定額なので、上げた理由を示しにくくなります。日当の額の考え方や一人社長で問題になりやすい形は一人社長の出張日当・旅費規程は税務調査で認められる？を参考にしてください。

見直しの時期は、年に1回、決算の数か月前に決めておくと忘れません。決算前の確認作業とまとめて行えば、1年分の出張の実績もそろっています。大きな改定が要らない年でも「見直した結果、変更なし」と記録しておくと、規程を放置していないことを示せます。

規程と一緒に確認したい周辺のルール

出張旅費規程だけでは決まらない論点もあります。主なものを挙げておきます。

• 出張先での会食：取引先との飲食は日当ではなく交際費などで処理します。相手と目的の記録が前提です。考え方は一人社長のマイクロ法人で交際費・接待費はどこまで経費？で整理しています
• 消費税：国内出張の旅費・宿泊費・日当のうち通常必要な部分は、帳簿の保存を条件に仕入税額控除の対象にできます。帳簿には出張者の氏名と「出張旅費」である旨を書いておきます。海外出張分は原則として対象外です
• 私的な旅行との混在：観光の日程が混じる場合は業務部分と私的部分を分け、私的部分は本人負担にします
• 個人事業主：自分に日当を払うことはできないため、出張旅費規程の仕組みは法人ならではのものです

規程をきちんと運用しても、出張の実態そのものを示せなければ意味がありません。マイクロ法人全体で問われやすい論点はマイクロ法人の注意点と否認リスク｜税務調査で問われる10論点にまとめています。

よくある質問（FAQ）

Q. 出張旅費規程がないと、日当は払えませんか？

A. 規程がなくても支給はできますが、その額が「通常必要な範囲」かどうかを説明する根拠がなくなります。誰に・どんな出張で・いくら払うかを決めた規程があることで、支給の基準を示せます。先に規程を作り、施行日以後の出張から適用してください。

Q. 社長と社員で日当の額に差をつけてもいいですか？

A. 役職に応じて差をつけること自体は一般的です。ただし所得税基本通達9-3は「役員と使用人の全てを通じて適正なバランス」を判断材料に挙げているため、差が大きすぎると説明しにくくなります。差をつけた理由も規程の別表とあわせて残しておくと安心です。

Q. 日当が多すぎると判断されたら、どうなりますか？

A. 通常必要な範囲を超えた部分は、出張した人の給与として扱われます（所得税基本通達9-4）。社長の場合は役員への給与となり、法人の経費にならない可能性もあります。金額の妥当性は、同業同規模の会社の水準と比べて確認してください。

Q. 規程は期の途中で変えてもいいですか？

A. 変えられます。改定を決めた書面を作り、施行日以後の出張から新しい額を使います。過去の出張にさかのぼって差額を払う形は避けてください。役員報酬のように期首に決める必要はありませんが、頻繁な改定は理由を説明しにくくなります。

Q. 個人事業主でも出張旅費規程は使えますか？

A. 個人事業主は自分に日当を払えないため、出張旅費規程による節税は使えません。従業員の出張旅費を規程に沿って支給することはできます。自分の出張に日当を使いたい場合は、法人を持っているかどうかが分かれ目になります。

まとめ

• 出張旅費規程は交通費・宿泊費・日当の支給ルールを決める社内規程で、社長も対象にできる
• 日当が非課税になるのは通常必要な範囲だけ。社内のバランスと同業同規模との比較が物差しになる
• 範囲を超えた部分は給与になり、社長の場合は法人の経費にならない可能性もある
• 条文は金額を別表に分け、目的・適用範囲・施行日の書き方に注意する
• 実績の棚卸しから施行日の設定まで、5つのステップで見直し、版ごとに記録を残す

出張旅費規程は、作った日よりも、その後の運用と見直しで差がつく規程です。まずは手元の規程と直近1年の出張の実績を並べ、ずれがないかを確かめるところから始めてみてください。

※本記事は2026年10月時点の法令・運用を前提にしています。税制は改正されることがあり、個別の事情で結論が変わります。実際の申告・判断は、国税庁の案内や税理士などの専門家にご確認ください。